Le service numérique « Subvention »

Service

Mise à jour le 22/06/2023

Attention, cet article n'a pas été mis à jour depuis le 22/06/2023, il est possible que son contenu soit obsolète.
Crédit photo : Joséphine Brueder / Ville de Paris

Sommaire

Le service numérique « Subvention » est le passage obligé pour toute demande de subvention adressée à la Ville de Paris par une association. Voici les réponses à quelques questions fréquemment posées, illustrées de quelques exemples…
Important
Un nouveau service de dépôt et suivi des demandes de subventions Paris Subventions a ouvert le 27 juin 2023.

Comment accéder au service ?

Si vous avez déjà ouvert l’espace Paris Asso de votre structure, l’accès au service numérique Subvention se fait en deux temps :
  • d'abord se connecter au service numérique Paris Asso
  • puis cliquer sur le bouton : « Déposer ou suivre une demande », situé dans le bloc « Subventions »
Le bouton n'est actif que si la date de mise à jour de l'espace Paris Asso est affiché :
Image Paris Asso statut "Mise à jour le..."
Si le bouton « Faire une demande de subvention » est grisé, il y a deux possibilités :
  1. si le statut affiché est « À compléter », cela signifie que nous n'avons pas pu récupérer les justificatifs nécessaires lors de la création du compte : vous devez ajouter vos statuts s'ils sont manquants ainsi que le dernier récépissé de déclaration à la Préfecture.
    Lorsque ce sera fait, veuillez saisir un message sur le formulaire de contact afin d'en informer l'équipe support
  2. si le statut affiché est « À actualiser », cliquez sur le bouton « Mon Asso », vérifiez vos informations et confirmez les.

Si le lien « Saisir une demande » est inactif

Après avoir accédé au service numérique Subvention, le lien pour ouvrir le formulaire de demande n'est pas cliquable. Deux raisons sont possibles :
  1. le numéro SIRET manque dans votre espace Paris Asso :
    Le numéro SIRET est nécessaire pour bénéficier de subventions (art. R123-220 du code du commerce). La transmission de cette information conditionne le versement de la subvention demandée à la Ville de Paris, si celle-ci est accordée à votre association. Elle est par conséquent requise pour utiliser le service Subvention.
    Votre numéro SIRET est automatiquement ajouté à votre compte par Paris Asso, qui le récupère de la base de données de l’État. Si ce n’est pas le cas, suivez la procédure.

    Si vous n’avez pas de n° SIRET, vous devez en faire la demande auprès de l’INSEE. Nous vous invitons à le faire en suivant ce lien.Une fois l'attribution du numéro par l'INSEE, après avoir accédé à vos informations dans Paris Asso via l'onglet « Mon Asso » , il s'affichera automatiquement dans les informations statutaires de votre espace association.
  2. le menu « Informations générales » n'a pas été renseigné
    Dans Subvention, la rubrique « Informations générales » doit être renseignée avant toute demande de subvention. Quand tous les champs sont complétés, vous devez valider.
    Attention : il n’y a pas de confirmation de validation.
    Ceci fait, toutes les demandes de subventions que vous ferez ultérieurement reprendront automatiquement les informations que vous avez indiquées.
    Les informations générales doivent être actualisées ou confirmées une fois par an.

Contraintes particulières pendant la rédaction de la demande

Nous attirons votre attention sur deux points qu'il est important de prendre en compte pour la rédaction de votre demande.

Pensez à sauvegarder régulièrement votre demande

La durée de la session est limitée à 30 minutes.
Pour des raisons de sécurité, la page se fige au bout de 30 minutes d’inactivité et toutes les données non enregistrées sont perdues. Enregistrer régulièrement vous permettra de ne pas avoir à recommencer votre demande.
Lors du 1er enregistrement, vous pouvez créer votre demande avec le bouton « Enregistrer » et y revenir ensuite pour la compléter et ajouter des documents.

Vous pourrez ensuite sauvegarder la demande au moyen du bouton « Enregistrer » en bas de page autant de fois que vous le souhaitez, sans fermer la page.

Les champs du formulaire sont limités en taille

Les champs du formulaire de saisie d’une demande de subvention sont limités en nombre de caractères. Lors de la saisie d'un texte, vous serez arrêté dès le nombre maximum de caractères atteint. Ce document précise, pour chaque champ, le nombre de caractères admis.

Attention : Si vous remplissez le formulaire par copiés-collés, le texte sera tronqué à la sauvegarde s’il dépasse le nombre de caractères maximum et il convient de vous assurer qu’il a bien été intégralement copié.

Comment envoyer mes demandes de subventions ?

Le service numérique Subvention vous permet de rédiger votre projet de demande de subvention sans l’envoyer aux services de la Ville afin de le compléter et de le finaliser ultérieurement. Ainsi, vous pouvez enregistrer un projet et revenir ensuite pour le modifier ou l’envoyer définitivement aux services de la Ville de Paris.
Après enregistrement, votre demande se trouvera dans la rubrique « Envoyer mes demandes » pour la modifier, la supprimer ou la transmettre définitivement.
Subvention envoyer mes demandes
  • Pour supprimer une demande non envoyée, cliquez sur l'icône rouge « Actions » en bout de ligne.
  • Pour ouvrir et éditer la demande, cliquez sur l’icône verte.
Subvention éditer une demande
Une fois la demande envoyée, il ne vous sera plus possible de la modifier.
Si vous êtes certain que votre demande est complète et que le montant demandé est définitif, vous pouvez cliquer sur « Envoyer votre demande », en bas de page, puis confirmer ensuite votre envoi.
Subvention Envoyer votre demande

Comment intégrer un document à votre demande de subvention ?

Vous pouvez ajouter des documents à tout moment lors de la création et après l’envoi de votre demande de subvention :
  • si la demande a été enregistrée mais n’a pas encore été envoyée, vous devez aller dans « Envoyer mes demandes ».
  • si la demande a déjà été envoyée, cliquez sur « Suivre mes demandes envoyées ».
Lorsque vous devez ajouter des documents scannés à votre demande de subvention, ces derniers doivent impérativement être dans un des formats suivants : .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .pdf, .jpeg, .tif, .txt, .rtf, .bmp et le poids de chaque document ne doit pas excéder 4 Mo.
Le poids d’un document scanné dépend de multiples critères mais est fortement influencé par la résolution choisie pour le scanner. Nous vous conseillons de choisir une résolution peu élevée (72 dpi maximum) afin qu’il génère un fichier de faible poids. Cette résolution est suffisante pour les textes et les images.
Si vous convertissez un Word vers un PDF, nous vous conseillons également de choisir une résolution faible (appelée généralement « PDF pour web »).
Si vous n’arriviez pas à configurer votre fichier, vous pouvez contacter la maison de la vie associative et citoyenne de votre arrondissement afin qu'elle puisse vous apporter une aide personnalisée.
Quels documents joindre à ma demande ?
Seuls les documents spécifiques à la demande doivent lui être ajoutés.
Les documents qui ne concernent pas une action particulière, mais plutôt votre structure dans son ensemble tels que bilans financiers et compte rendu d'assemblée doivent être insérés dans l’espace Paris Asso de votre association ou organisme (voir le tutoriel ajouter des documents à votre espace Paris Asso à télécharger ici).

Peut-on modifier une demande de subvention déjà envoyée ?

Vous ne pouvez pas modifier le formulaire d’une demande de subvention une fois celle-ci envoyée.

Cependant, vous pouvez y ajouter un document correctif. Pour cela :
  • allez dans le menu de gauche et cliquez sur « Suivre mes demandes envoyées ».
  • sélectionnez la demande concernée
  • cliquez sur l’icône verte pour accéder à la demande.
  • en bas de page, dans la rubrique « Documents associés » vous trouverez les documents que vous avez téléchargés.
Subvention modifier pièce
Vous avez aussi la possibilité d’envoyer un message à l’instructeur de votre demande pour lui signaler la modification (voir comment savoir où en est ma demande de subvention).
Ce message sera conservé dans l'historique de la demande.

Comment répondre à une demande d’informations complémentaires ?

Les services de la Ville de Paris peuvent vous demander des compléments d'informations via le service de demande de subvention. Vous recevez alors un courriel vous informant de cette demande. Vous y répondrez à votre tour via le service numérique Subvention.
Sur la page d’accueil de Subvention, vous trouverez l'élément en attente. En cliquant sur le chiffre du rappel (chiffre 1 sur l'image de l'exemple), vous accéderez à la demande de subvention concernée.
Demande d'information complémentaire dans la demande de subvention
Pour ouvrir la demande d'information complémentaire, cliquez sur l’icône verte.
Vous trouverez la question posée par l’instructeur de votre demande de subvention.
La réponse saisie sur cette page sera transmise aux services de la Ville en cliquant en bas de page sur « Envoyer ».
Si la demande porte sur des documents, vous devez les ajouter à votre demande ou à l'espace Paris Asso de votre structure et prévenir votre interlocuteur en répondant à sa demande comme indiqué ci-dessus.

J’ai une demande de subvention non envoyée. Que faire ?

Si vous avez reçu une alerte par mail intitulée « Vous avez des demandes de subvention non envoyées », il convient de vous reporter à cette procédure :
> Envoyer mes demandes
Si une demande est listée, vous ne devez l’envoyer que si elle ne fait pas doublon avec une demande déjà envoyée (voir Comment savoir où en est ma demande de subvention ? ).
Sinon, vous pouvez la supprimer. Pour cela, ou pour envoyer une demande en attente, reportez-vous au paragraphe suivant : Comment envoyer mes demandes de subventions ?

Comment savoir où en est ma demande de subvention ?

Vous avez fait une demande de subvention à la Ville de Paris et souhaitez savoir où en est cette demande ou bien comment la compléter. Pour suivre l’état d’avancement de votre dossier, vous devez vous connecter à votre espace Paris Asso, puis accéder au service Subvention.
Cliquez ensuite sur la rubrique « Suivre mes demandes envoyées ».
La liste des demandes de subventions que vous avez envoyées à la Ville de Paris s’affiche sur la page.
Image illustrant une liste de demandes envoyées
Pour afficher les détails de la demande, cliquez sur l'icône verte
Le statut de votre demande sera indiqué dans le premier bloc, juste au-dessus du bloc « Vos dossiers ».
Image illustrant les statut d'une demande
L’écran précise le nom des élu-e-s et des services en charge de votre demande.
Une fois la décision prise, celle-ci apparaît également avec le montant voté le cas échéant.
Si vous sollicitez une subvention après en avoir bénéficié l’année précédente, la justification de l’utilisation des financements versés doit être jointe à la demande concernée (voir intégrer un document). Une fois cette justification validée par l’administration, la demande est passée au statut « voté et justifié ».
Cliquez sur « Envoyer un message » pour contacter la Direction ou l’instructeur de votre dossier.
Pour plus de renseignements concernant l’instruction de votre dossier :
» Les directions de la ville de paris
» Quelles sont les étapes, de la demande au vote ou refus de la subvention ?

Comment être aidé pour les services Paris Asso et Subvention ?

  • Vous pouvez contacter l’assistance technique de Paris Asso et Subvention en lui envoyant un message via votre compte Mon Paris.
  • Si vous avez besoin d’accéder à du matériel informatique ou souhaitez être accompagné pas à pas, le réseau des maisons de la vie associative et citoyenne est à disposition.
  • Vous pouvez aussi vous adresser au Carrefour des Associations Parisiennes (CAP).
    Le CAP est un équipement municipal de soutien à la vie associative. Centre de ressources pour former et informer les associations et les porteurs de projet parisiens, il est aussi un lieu d’échanges et d’animations dynamiques.
Afin que leurs équipes puissent vous réserver le meilleur accueil, nous vous remercions de les contacter d’abord par téléphone pour convenir d’un rendez-vous.